Nicht die Stellenbezeichnung, sondern die tatsächliche Tätigkeit entscheidet. Dieser Leitfaden zeigt, welche Personen die Prüfung zum zertifizierten Verwalter benötigen oder gleichgestellt sein müssen und wie Hausverwaltungen ihre Organisation rechtssicher strukturieren.
Einleitung
Muss nur der Geschäftsführer einer Hausverwaltung zertifiziert sein? Reicht eine einzige geprüfte Person im Unternehmen? Müssen Buchhalter, Objektbetreuer und technische Mitarbeiter ebenfalls die IHK-Prüfung zum zertifizierten Verwalter ablegen? Diese Fragen sind für GmbHs, UGs und Personengesellschaften von erheblicher praktischer Bedeutung.
Die kurze Antwort lautet: Bei juristischen Personen und Personengesellschaften reicht eine zertifizierte Geschäftsführung nicht automatisch aus. Alle Beschäftigten, die unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung betraut sind, müssen die Prüfung bestanden haben oder nach § 7 ZertVerwV einem zertifizierten Verwalter gleichgestellt sein. Entscheidend ist die tatsächlich ausgeübte Tätigkeit – nicht die Berufsbezeichnung, Hierarchiestufe oder Vertretungsmacht.
Ein Urteil des Amtsgerichts Wiesbaden vom 8. Dezember 2025 zeigt, dass dieser Personenkreis weiter reichen kann als viele Unternehmen bisher angenommen haben. Auch Mitarbeitende mit Einfluss auf Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen sowie Beschäftigte mit eigenständigem Eigentümerkontakt oder selbstständiger Abwicklung kleiner Handwerkeraufträge können erfasst sein.
Eine strukturierte Vorbereitung auf die IHK-Prüfung finden Sie im Prüfungsvorbereitungslehrgang zum zertifizierten Verwalter nach § 26a WEG auf sachkundelehrgaenge.de.
Wer muss in einer Hausverwaltung zertifiziert sein? – im Video erklärt
Das Video fasst die wichtigsten Punkte zur Zertifizierung von Geschäftsführung, Beschäftigten und weiteren Rollen in einer Hausverwaltung kompakt zusammen.
Inhaltsverzeichnis
Die Kurzantwort
| Konstellation | Grundregel |
|---|---|
| Natürliche Person als Verwalter | Die Person selbst muss die Prüfung bestanden haben oder gleichgestellt sein, wenn sie sich als zertifizierter Verwalter bezeichnen will. |
| Einzelunternehmen | Der Inhaber muss qualifiziert sein; § 8 ZertVerwV gilt seinem Wortlaut nach nicht für das Einzelunternehmen. |
| GmbH, UG, AG | Alle unmittelbar mit WEG-Verwaltungsaufgaben betrauten Beschäftigten müssen geprüft oder gleichgestellt sein. |
| Personengesellschaft | Entsprechende Anforderung wie bei der juristischen Person. |
| Reine Mietverwaltung | Keine Zertifizierung nach § 26a WEG erforderlich. |
| Kleine Eigentümer-WEG | Enge Ausnahme möglich, wenn alle Voraussetzungen des § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG gemeinsam erfüllt sind. |
Keine allgemeine persönliche Prüfungspflicht
Die Formulierung „Wer muss zertifiziert sein?“ kann missverständlich sein. Das WEG enthält kein allgemeines Berufsverbot für nicht zertifizierte Personen. Die Prüfung ist auch keine Voraussetzung für die Erlaubnis nach § 34c GewO. Ein Wohnimmobilienverwalter kann daher gewerberechtlich tätig sein, obwohl er die IHK-Prüfung nicht bestanden hat.
Die Zertifizierung wirkt vor allem auf zwei Ebenen: Erstens darf sich nur eine entsprechend qualifizierte Person oder ein die Voraussetzungen erfüllendes Unternehmen als „zertifizierter Verwalter“ bezeichnen. Zweitens gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters grundsätzlich zur ordnungsmäßigen Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft.
Einzelpersonen und Einzelunternehmen
Natürliche Person als bestellter Verwalter
Wird eine natürliche Person selbst zum Verwalter bestellt, muss diese Person die IHK-Prüfung bestanden haben oder eine gleichgestellte Qualifikation besitzen, damit sie als zertifizierter Verwalter gilt. Ein Zertifikat eines Mitarbeiters kann den fehlenden Nachweis des bestellten Verwalters nicht ersetzen.
Der Inhaber eines Einzelunternehmens
Bei einem Einzelunternehmen ist rechtlich der Inhaber selbst der Gewerbetreibende und Verwalter. § 8 ZertVerwV nennt ausschließlich juristische Personen und Personengesellschaften. Nach der veröffentlichten IHK-Praxis darf sich ein qualifizierter Einzelunternehmer deshalb auch dann als zertifizierter Verwalter bezeichnen, wenn seine Beschäftigten nicht sämtlich geprüft oder gleichgestellt sind.
Dieser formale Unterschied sollte jedoch nicht als Freibrief verstanden werden. Der Inhaber bleibt für die ordnungsgemäße Organisation, Kontrolle und Ausführung der Verwaltung verantwortlich. Eigentümergemeinschaften können im Auswahlverfahren zusätzliche Qualifikationsnachweise für die tatsächlich eingesetzten Objektbetreuer verlangen oder entsprechende Anforderungen vertraglich vereinbaren.
GmbH, UG, AG und Personengesellschaften
Bei einer juristischen Person oder Personengesellschaft wird nicht eine einzelne natürliche Person, sondern das Unternehmen zum Verwalter bestellt. § 8 ZertVerwV erlaubt dem Unternehmen die Bezeichnung als zertifizierter Verwalter nur, wenn die bei ihm Beschäftigten, die unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung betraut sind, die Prüfung bestanden haben oder gleichgestellt sind.
Das Unternehmen erhält kein eigenes IHK-Prüfungszeugnis
Eine GmbH oder UG legt selbst keine Prüfung ab und erhält grundsätzlich kein eigenes Prüfungszertifikat. Der Nachweis erfolgt über die Prüfungsbescheinigungen oder Abschlusszeugnisse der relevanten natürlichen Personen. Das Unternehmen leitet seinen Status daher aus der Qualifikation und tatsächlichen Aufgabenverteilung seiner Beschäftigten ab.
Alle relevanten Personen – nicht nur eine Mindestzahl
Die Vorschrift spricht nicht von einer angemessenen Anzahl qualifizierter Beschäftigter. Sind fünf Personen unmittelbar mit WEG-Aufgaben betraut, müssen alle fünf geprüft oder gleichgestellt sein. Eine zentrale zertifizierte Fachkraft, die die übrigen Beschäftigten nur beaufsichtigt, genügt für § 8 ZertVerwV nicht zwingend.
Muss der Geschäftsführer zertifiziert sein?
Die Frage ist ausdrücklich unabhängig von Vertretungs- und Geschäftsführungsbefugnissen zu beantworten. Ein Prokurist ohne operative WEG-Aufgaben kann daher außerhalb des relevanten Personenkreises liegen. Umgekehrt kann eine Sachbearbeiterin ohne Prokura aufgrund ihrer tatsächlichen Entscheidungsbefugnisse zwingend einzubeziehen sein.
Typische operative Geschäftsführeraufgaben
- Leitung von Eigentümerversammlungen.
- Entscheidung über Maßnahmen der laufenden Verwaltung.
- Vertretung der Gemeinschaft gegenüber Eigentümern, Beiräten, Dienstleistern oder Behörden.
- Freigabe oder eigenständige Vergabe von Reparatur- und Instandhaltungsaufträgen.
- Entscheidung über Mahnungen, Vertragsmaßnahmen oder die Umsetzung von Beschlüssen.
Übt der Geschäftsführer solche Aufgaben aus, muss er die Qualifikationsanforderung selbst erfüllen. Die Qualifikation eines anderen Beschäftigten kann seine eigene operative Tätigkeit nicht ersetzen.
Welche Beschäftigten sind unmittelbar mit WEG-Aufgaben betraut?
Der Verordnungsgeber nennt als klare Beispiele Personen, die Eigentümerversammlungen leiten oder außerhalb einer Versammlung Entscheidungen als Verwalter treffen. Der Begriff ist funktional zu verstehen. Maßgeblich sind insbesondere Entscheidungsspielraum, Außenkontakt, Repräsentation der Gemeinschaft und Einfluss auf Kernaufgaben der WEG-Verwaltung.
Starke Indizien für eine unmittelbare Betrauung
- Eigenständige Leitung oder inhaltliche Durchführung von Eigentümerversammlungen.
- Verbindliche Kommunikation mit Wohnungseigentümern oder dem Verwaltungsbeirat.
- Entscheidungen über laufende Verwaltungsmaßnahmen nach § 27 WEG.
- Eigenständige Beauftragung von Handwerkern, Sachverständigen oder sonstigen Dienstleistern.
- Vertretung der Gemeinschaft im Rechtsverkehr oder gegenüber Behörden.
- Substanzieller Einfluss auf Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen, Vor- und Nachschüsse.
- Eigenständige Umsetzung von Beschlüssen und Kontrolle ihrer Ausführung.
- Entscheidung über Versicherungsfälle, Instandsetzungen oder Zahlungsverfolgung.
Schwache oder nicht ausreichende Indizien
- Die bloße Stellenbezeichnung „Objektassistenz“, „Buchhaltung“ oder „Teamleitung“.
- Reine Datenerfassung nach festen Vorgaben.
- Terminabstimmungen ohne eigene Entscheidungskompetenz.
- Posteingang, Ablage, Versand und Protokollformatierung.
- Technische Aufnahme eines Schadens ohne Entscheidung über Maßnahmen.
- Interne Unternehmensbuchhaltung, Lohnabrechnung oder Personalverwaltung.
Aktuelle Rechtsprechung: AG Wiesbaden 2025
Nach den veröffentlichten Entscheidungsdarstellungen waren neben der qualifizierten Geschäftsführerin weitere Beschäftigte in die WEG-Verwaltung eingebunden. Eine Mitarbeiterin bearbeitete die Buchhaltung der betreuten Gemeinschaften und hatte dadurch unmittelbaren Einfluss auf Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen. Eine weitere Mitarbeiterin stand im Kontakt mit Eigentümern und wickelte kleinere Handwerkeraufträge teilweise selbstständig ab.
Das Gericht ordnete diese Tätigkeiten als unmittelbare WEG-Verwaltungsaufgaben ein. Damit reichte die Qualifikation der Geschäftsführerin allein nicht aus. Für Unternehmen folgt daraus: Eine enge Auslegung, nach der nur Versammlungsleiter oder formale Entscheidungsträger qualifiziert sein müssen, ist mit erheblichen Anfechtungsrisiken verbunden.
Was Unternehmen aus dem Urteil ableiten sollten
- Nicht nur Organigramme, sondern tatsächliche Arbeitsabläufe dokumentieren.
- WEG-spezifische Buchhaltung von reiner interner Buchhaltung trennen.
- Entscheidungsgrenzen und Freigaberegeln schriftlich festlegen.
- Eigentümer- und Beiratskommunikation nach Rollen und Befugnissen strukturieren.
- Neue Beschäftigte erst nach Qualifikation eigenständig in Kernaufgaben einsetzen.
- Regelmäßig prüfen, ob sich Aufgaben im Arbeitsalltag schleichend erweitert haben.
Rollenmatrix für typische Beschäftigte
| Rolle | Einordnung | Begründung |
|---|---|---|
| Geschäftsführer mit operativer WEG-Verantwortung | Ja | Leitet Versammlungen, trifft Verwalterentscheidungen oder vertritt die Gemeinschaft. |
| Geschäftsführer nur mit Strategie, Personal und Finanzen | Regelmäßig nein | Die Organstellung allein genügt nicht; entscheidend ist die tatsächliche Tätigkeit. |
| WEG-Objektverwalter mit eigener Entscheidungskompetenz | Ja | Kernfall der unmittelbaren Betrauung mit WEG-Verwaltungsaufgaben. |
| Versammlungsleiter | Ja | Die Leitung der Eigentümerversammlung wird ausdrücklich als unmittelbare Aufgabe eingeordnet. |
| Sachbearbeiter mit eigenständigem Eigentümerkontakt | Meist ja | Insbesondere bei Entscheidungen, Zusagen oder Repräsentation der Gemeinschaft. |
| WEG-Buchhalter mit Einfluss auf Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung | Nach neuer Rechtsprechung ja | AG Wiesbaden bezieht solche Tätigkeiten bei substantiellem Einfluss ein. |
| Reine interne Unternehmensbuchhaltung | Regelmäßig nein | Keine WEG-spezifischen Entscheidungen oder Außenvertretung. |
| Technischer Verwalter mit selbstständiger Auftragsvergabe | Meist ja | Eigenständige Entscheidungen über Maßnahmen und Dienstleister sprechen für unmittelbare Betrauung. |
| Technischer Mitarbeiter nur zur Aufnahme von Schäden | Einzelfall | Entscheidend ist, ob er nur dokumentiert oder selbst Maßnahmen veranlasst. |
| Sekretariat und Empfang | Regelmäßig nein | Untergeordnete organisatorische Tätigkeiten ohne eigene Verwalterentscheidung. |
| Hausmeister | Regelmäßig nein | Reine Hausmeistertätigkeiten werden als nicht unmittelbar eingeordnet. |
| Auszubildende und dual Studierende | Regelmäßig nein | Solange sie nur unter Anleitung lernen und keine eigenständigen Verwalterentscheidungen treffen. |
| Teamleitung mit Weisungsbefugnis, aber ohne WEG-Fälle | Regelmäßig nein | Leitungsfunktion allein löst die Anforderung nicht aus. |
| Prokurist mit WEG-Entscheidungen | Ja | Vertretungsmacht ist nicht entscheidend, tatsächliche WEG-Verwaltertätigkeit aber schon. |
| Mietverwalter ohne WEG-Aufgaben | Nein | § 26a WEG und ZertVerwV betreffen ausschließlich Wohnungseigentumsverwaltung. |
Reine Leitungs-, Hilfs- und Unterstützungsfunktionen
Nicht jede Tätigkeit in einer Hausverwaltung ist Wohnungseigentumsverwaltung im Sinne des § 8 ZertVerwV. Die Verordnungsbegründung nimmt Personen aus, die ausschließlich Leitungsaufgaben ohne eigene WEG-Verwaltertätigkeit oder nur untergeordnete Hilfsfunktionen wahrnehmen.
Typischerweise nicht erfasste Tätigkeiten
- Allgemeine Unternehmensstrategie ohne Bearbeitung einzelner WEGs.
- Personalführung und Recruiting ohne operative Objektverwaltung.
- Lohn- und Finanzbuchhaltung des Verwaltungsunternehmens selbst.
- IT-Support, Datenschutzkoordination oder Marketing.
- Empfang, Telefonannahme und reine Weiterleitung von Anliegen.
- Hausmeisterdienste ohne Entscheidungs- und Vertretungsfunktion.
- Reine Ablage, Scanarbeiten und Datenerfassung nach verbindlichen Vorgaben.
Sobald eine ursprünglich unterstützende Person eigenständig Entscheidungen trifft, Eigentümern verbindliche Auskünfte erteilt, Aufträge vergibt oder die Gemeinschaft nach außen repräsentiert, kann sich die Einordnung ändern.
Gleichgestellte Qualifikationen nach § 7 ZertVerwV
Die IHK-Prüfung ist nicht erforderlich, wenn eine Person eine der gesetzlich ausdrücklich gleichgestellten Qualifikationen besitzt. Diese Personen dürfen sich ebenfalls als zertifizierte Verwalter bezeichnen.
- Befähigung zum Richteramt.
- Abgeschlossene Berufsausbildung zur Immobilienkauffrau oder zum Immobilienkaufmann.
- Abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft.
- Anerkannter Abschluss Geprüfte Immobilienfachwirtin oder Geprüfter Immobilienfachwirt.
- Hochschulabschluss mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt.
Bei Hochschulabschlüssen muss der immobilienwirtschaftliche Schwerpunkt anhand der konkreten Studieninhalte nachweisbar sein. Eine allgemeine behördliche Gleichwertigkeitsbescheinigung sieht die ZertVerwV nicht vor.
Sonderfall Einzelunternehmen mit Beschäftigten
Der Einzelunternehmer ist keine juristische Person und keine Personengesellschaft. Nach der veröffentlichten IHK-Auslegung genügt deshalb für die Bezeichnung als zertifizierter Verwalter grundsätzlich die Qualifikation des Inhabers. Seine nicht qualifizierten Beschäftigten verhindern den Status nicht automatisch.
Warum dennoch Vorsicht geboten ist
Die Sonderregel bedeutet nicht, dass nicht qualifizierte Beschäftigte unbegrenzt eigenständig handeln sollten. Der Inhaber bleibt der bestellte Verwalter und muss die Tätigkeit fachlich beherrschen, kontrollieren und verantworten. Zudem kann eine WEG bei der Auswahl Wert darauf legen, dass die konkret eingesetzten Objektbetreuer ebenfalls qualifiziert sind.
Wächst ein Einzelunternehmen und wird später in eine GmbH oder UG eingebracht, ändert sich die rechtliche Bewertung. Ab diesem Zeitpunkt kann § 8 ZertVerwV verlangen, dass sämtliche unmittelbar tätigen Beschäftigten geprüft oder gleichgestellt sind.
Mietverwaltung und gemischte Hausverwaltungen
Reine Mietverwaltung
§ 26a WEG und die ZertVerwV betreffen ausschließlich die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften. Beschäftigte, die nur Mietwohnungen oder ganze Mietshäuser für einen Eigentümer verwalten, müssen für diese Tätigkeit nicht zertifiziert sein.
Gemischte Verwaltung
Verwaltet ein Unternehmen sowohl Mietobjekte als auch WEGs, gibt es keine gesetzliche Quotierung nach Anzahl der Objekte. Entscheidend ist, welche Beschäftigten tatsächlich im WEG-Bereich tätig sind. Ein reiner Mietverwalter kann außerhalb des § 8 ZertVerwV liegen, während seine Kollegin in der WEG-Abteilung qualifiziert sein muss.
Ausnahme für kleine selbstverwaltete WEGs
Eine Wohnungseigentümergemeinschaft kann ausnahmsweise auf einen zertifizierten Verwalter verzichten. Dafür müssen drei Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sein:
- Es bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte – also höchstens acht Einheiten.
- Ein Wohnungseigentümer aus der Gemeinschaft wurde zum Verwalter bestellt.
- Weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer verlangt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters.
Die Ausnahme gilt nicht für einen externen gewerblichen Verwalter. Verlangt mindestens ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter, greift sie ebenfalls nicht. Alle Voraussetzungen sind eng und kumulativ zu prüfen.
Personalwechsel, Vertretung und neue Beschäftigte
Ausscheiden einer qualifizierten Person
Scheidet eine qualifizierte Person aus, bleibt das Unternehmen nur dann als zertifizierter Verwalter einordnungsfähig, wenn weiterhin alle verbleibenden unmittelbar tätigen Personen qualifiziert sind. Entscheidend ist nicht die bloße Anzahl der Zertifikate, sondern die vollständige Abdeckung der relevanten Funktionen.
Neueinstellung ohne Prüfung
Eine neu eingestellte Person sollte bis zum erfolgreichen Prüfungsabschluss oder Nachweis einer Gleichstellung keine eigenständigen WEG-Verwalterentscheidungen treffen. Sie kann zunächst unter Anleitung unterstützende Tätigkeiten übernehmen, sofern Verantwortungs- und Entscheidungsgrenzen tatsächlich eingehalten werden.
Urlaubs- und Krankheitsvertretung
Vertretungspläne dürfen nicht dazu führen, dass eine nicht qualifizierte Person während Urlaub oder Krankheit plötzlich Eigentümerversammlungen leitet, Aufträge eigenständig vergibt oder die Gemeinschaft verbindlich vertritt. Auch zeitlich begrenzte Vertretungsaufgaben können unmittelbare Betrauung sein.
Nachweise gegenüber Wohnungseigentümern
Wohnungseigentümer können im Auswahl- und Bestellungsverfahren Nachweise verlangen, um zu prüfen, ob ein Bewerber die Voraussetzungen des § 26a WEG erfüllt. Bei Unternehmen sind dafür regelmäßig die Prüfungsbescheinigungen oder einschlägigen Abschlusszeugnisse der unmittelbar tätigen Beschäftigten relevant.
Datenschutz beachten
Arbeitgeber dürfen vollständige Ausbildungs- oder Prüfungsunterlagen ihrer Beschäftigten nicht ohne Weiteres ungeschwärzt an Dritte weitergeben. Empfehlenswert sind Einwilligungen, datensparsame Nachweisbestätigungen oder geschwärzte Kopien, die nur die erforderlichen Angaben erkennen lassen.
Qualifikationsmatrix statt Zertifikatsordner
Eine aktuelle Matrix sollte je Beschäftigtem Funktion, WEG-Aufgaben, Entscheidungsbefugnisse, Prüfungsstatus, Gleichstellungsgrund, Nachweisdokument, Vertretungsrolle und Änderungsdatum enthalten. So kann das Unternehmen seine Organisation nachvollziehbar darlegen, ohne unnötig personenbezogene Unterlagen offenzulegen.
Rechtsfolgen einer unvollständigen Zertifizierung
- Der Bestellungsbeschluss kann wegen Verstoßes gegen ordnungsmäßige Verwaltung angefochten werden.
- Die Behauptung, das Unternehmen sei zertifizierter Verwalter, kann wettbewerbsrechtliche Unterlassungsansprüche auslösen.
- Ausschreibungen und Vertragsverhandlungen können scheitern, wenn Nachweise nicht vollständig vorgelegt werden.
- Bestehende WEGs können die interne Aufgabenverteilung und Qualifikation kritisch hinterfragen.
- Bei Personalwechseln kann der Status kurzfristig verloren gehen, wenn Kernaufgaben von nicht qualifizierten Personen übernommen werden.
- Organisationsmängel können haftungsrechtlich relevant werden, auch wenn die Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO bestehen bleibt.
Zehn Praxisfälle
Fall 1: Zertifizierter Geschäftsführer und drei Objektverwalter
Die GmbH beschäftigt einen zertifizierten Geschäftsführer. Drei Objektverwalter leiten Versammlungen und entscheiden über laufende Maßnahmen, sind aber nicht qualifiziert.
Einordnung: Die Qualifikation des Geschäftsführers genügt nicht. Alle drei Objektverwalter müssen geprüft oder gleichgestellt sein.
Fall 2: Geschäftsführer ohne operative Tätigkeit
Die Geschäftsführerin kümmert sich ausschließlich um Strategie, Personal und Unternehmensfinanzen. Sämtliche WEG-Aufgaben werden von zwei zertifizierten Objektverwaltern erledigt.
Einordnung: Die Geschäftsführerin muss wegen ihrer Organstellung nicht automatisch selbst zertifiziert sein.
Fall 3: WEG-Buchhalterin erstellt Abrechnungsgrundlagen
Eine Beschäftigte führt die objektbezogene Buchhaltung, bereitet Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen vor und stimmt Rückfragen mit Beiräten ab.
Einordnung: Nach der weiten Auslegung des AG Wiesbaden spricht vieles für eine unmittelbare Betrauung und damit für Qualifikationsbedarf.
Fall 4: Interne Finanzbuchhaltung
Ein Mitarbeiter verbucht ausschließlich die Betriebsausgaben der Hausverwaltungs-GmbH und erstellt deren Lohnabrechnungen.
Einordnung: Keine unmittelbare WEG-Verwaltung; regelmäßig keine Zertifizierung nach § 8 ZertVerwV erforderlich.
Fall 5: Techniker beauftragt Handwerker selbstständig
Der technische Objektbetreuer entscheidet bis 2.500 Euro eigenständig über Reparaturen und beauftragt Firmen im Namen der Gemeinschaft.
Einordnung: Die eigene Entscheidung und Repräsentation der Gemeinschaft sprechen klar für unmittelbare Betrauung.
Fall 6: Assistenz nimmt nur Schäden auf
Die Assistenz dokumentiert Schäden, lädt Fotos hoch und leitet den Vorgang ohne eigene Bewertung an den Objektverwalter weiter.
Einordnung: Regelmäßig unterstützende Tätigkeit. Die Entscheidungsbefugnis liegt beim qualifizierten Objektverwalter.
Fall 7: Einzelunternehmer mit zwei nicht qualifizierten Mitarbeitern
Der zertifizierte Inhaber ist selbst bestellter Verwalter. Beschäftigte unterstützen ihn bei der Korrespondenz.
Einordnung: Nach IHK-Auslegung verhindert § 8 ZertVerwV den Status des Einzelunternehmers nicht automatisch. Die Aufgaben müssen dennoch klar beaufsichtigt sein.
Fall 8: Gemischte Verwaltung
Eine GmbH verwaltet 500 Mietwohnungen und nur eine WEG. Ein eigenes Team betreut ausschließlich die Mietobjekte.
Einordnung: Die reine Mietabteilung benötigt keine Zertifizierung nach § 26a WEG. Das WEG-Team muss die Anforderungen vollständig erfüllen; eine Quotierung nach Objektzahl gibt es nicht.
Fall 9: Kleine WEG mit Eigentümerverwalter
Eine Gemeinschaft hat sechs Einheiten. Ein Eigentümer ist Verwalter und nur eine von sechs Personen verlangt einen zertifizierten Verwalter.
Einordnung: Die Ausnahme kann greifen, weil weniger als ein Drittel die Zertifizierung verlangt und die weiteren Voraussetzungen vorliegen.
Fall 10: Urlaubsvertretung durch nicht qualifizierte Assistenz
Während des Urlaubs des Objektverwalters leitet die Assistenz eine Eigentümerversammlung und entscheidet über dringende Aufträge.
Einordnung: Auch eine vorübergehende Übernahme solcher Kernaufgaben kann unmittelbare Betrauung sein. Der Vertretungsplan ist riskant.
Zwölf-Punkte-Organisationscheck
- Alle WEG-bezogenen Rollen im Unternehmen vollständig erfassen.
- Tatsächliche Aufgaben statt nur Stellenbezeichnungen dokumentieren.
- Für jede Rolle Entscheidungs-, Freigabe- und Vertretungsbefugnisse festlegen.
- Eigentümer-, Beirats- und Dienstleisterkommunikation den Rollen zuordnen.
- WEG-Buchhaltung von interner Unternehmensbuchhaltung unterscheiden.
- Alle Prüfungsbescheinigungen und Gleichstellungsnachweise zentral erfassen.
- Hochschulabschlüsse anhand der Studieninhalte auf immobilienwirtschaftlichen Schwerpunkt prüfen.
- Neue Beschäftigte zunächst nur innerhalb klarer Unterstützungsgrenzen einsetzen.
- Urlaubs-, Krankheits- und Notfallvertretungen ausschließlich mit qualifizierten Personen besetzen.
- Bei Ausscheiden einer qualifizierten Person sofort eine Aufgaben- und Statusprüfung durchführen.
- Nachweise gegenüber WEGs datenschutzkonform und datensparsam vorbereiten.
- Qualifikationsmatrix mindestens halbjährlich und bei jeder Organisationsänderung aktualisieren.
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Fazit
In einer GmbH, UG, AG oder Personengesellschaft reicht es nicht, lediglich einen zertifizierten Geschäftsführer vorweisen zu können. Qualifiziert sein müssen alle Beschäftigten, die tatsächlich unmittelbar in die WEG-Verwaltung eingebunden sind. Dazu gehören neben Versammlungsleitern und Objektverwaltern nach aktueller Rechtsprechung möglicherweise auch WEG-Buchhalter, Beschäftigte mit verbindlichem Eigentümerkontakt und technische Mitarbeiter mit eigener Entscheidungskompetenz.
Nicht erfasst sind regelmäßig reine Leitungsfunktionen ohne Objektarbeit sowie untergeordnete Hilfstätigkeiten. Die Grenze verläuft jedoch nicht nach Abteilung oder Stellenbezeichnung, sondern nach dem realen Arbeitsalltag. Eine belastbare Qualifikationsmatrix, klare Freigabeprozesse und dokumentierte Vertretungsregeln sind deshalb inzwischen ein zentraler Bestandteil professioneller WEG-Verwaltung.
FAQ – häufig gestellte Fragen
Muss jeder Geschäftsführer einer Hausverwaltung zertifiziert sein?
Nein. Nur wenn der Geschäftsführer selbst unmittelbar WEG-Verwalteraufgaben ausübt. Reine allgemeine Unternehmensleitung genügt nicht.
Reicht ein zertifizierter Geschäftsführer für die gesamte GmbH?
Nein, wenn weitere Beschäftigte eigenständig unmittelbar mit WEG-Aufgaben betraut sind. Auch diese müssen geprüft oder gleichgestellt sein.
Müssen alle Beschäftigten einer Hausverwaltung zertifiziert sein?
Nein. Reine Hilfs-, Sekretariats-, Hausmeister-, IT-, Personal- oder interne Buchhaltungsfunktionen sind regelmäßig nicht erfasst.
Müssen Objektverwalter zertifiziert sein?
Bei einer juristischen Person oder Personengesellschaft grundsätzlich ja, wenn sie Eigentümerversammlungen leiten, Entscheidungen treffen oder die Gemeinschaft vertreten.
Müssen Buchhalter zertifiziert sein?
Reine interne Unternehmensbuchhalter regelmäßig nicht. Beschäftigte mit substantiellem Einfluss auf WEG-Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen und Eigentümerkontakte können nach aktueller Rechtsprechung erfasst sein.
Müssen technische Mitarbeiter zertifiziert sein?
Nur wenn sie nicht lediglich vorbereiten, sondern eigenständig über Maßnahmen entscheiden, Aufträge vergeben oder die Gemeinschaft repräsentieren.
Müssen Auszubildende die Prüfung ablegen?
Regelmäßig nicht, solange sie unter Anleitung arbeiten und keine eigenständigen Verwalterentscheidungen treffen.
Gilt die Zertifizierung auch für Mietverwalter?
Nein. § 26a WEG betrifft ausschließlich Wohnungseigentumsverwaltung.
Kann eine GmbH ein eigenes IHK-Zertifikat erhalten?
Die Verordnung sieht kein eigenes Prüfungszeugnis für die juristische Person vor. Der Status wird über die Qualifikation der relevanten Beschäftigten nachgewiesen.
Welche Abschlüsse ersetzen die Prüfung?
Befähigung zum Richteramt, Immobilienkaufleute, Kaufleute in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft, geprüfte Immobilienfachwirte sowie Hochschulabschlüsse mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt.
Reicht langjährige Berufserfahrung?
Nein. Berufserfahrung allein gehört nicht zum abschließenden Gleichstellungskatalog des § 7 ZertVerwV.
Was passiert, wenn eine qualifizierte Person kündigt?
Das Unternehmen muss prüfen, ob weiterhin alle unmittelbar tätigen Personen qualifiziert sind. Aufgaben dürfen nicht ungeprüft auf nicht qualifizierte Beschäftigte übergehen.
Darf eine nicht qualifizierte Assistenz eine Versammlung vertreten?
Das ist riskant. Die Leitung einer Eigentümerversammlung gilt als typischer Fall unmittelbarer WEG-Verwaltung.
Gibt es eine Ausnahme für kleine WEGs?
Ja, aber nur bei höchstens acht Sondereigentumsrechten, einem Eigentümer als Verwalter und wenn weniger als ein Drittel einen zertifizierten Verwalter verlangt.
Verliert eine Hausverwaltung ohne Zertifizierung ihre §-34c-Erlaubnis?
Nicht automatisch. Die Zertifizierung nach dem WEG und die gewerberechtliche Erlaubnis nach § 34c GewO sind voneinander getrennt.
Ist das Urteil des AG Wiesbaden bereits höchstrichterlich geklärt?
Nein. Es handelt sich um eine erstinstanzliche Entscheidung. Sie ist dennoch ein wichtiges Warnsignal für die organisatorische Praxis.
Quellen und Rechtsstand
Rechtsstand dieses Beitrags ist der 24. Juli 2026. Maßgeblich sind insbesondere folgende Rechts- und Informationsquellen:
Quelle 1: § 19 WEG – Ordnungsmäßige Verwaltung und Ausnahme für kleine WEGs
Quelle 2: § 26a WEG – Zertifizierter Verwalter
Quelle 3: § 27 WEG – Aufgaben und Befugnisse des Verwalters
Quelle 4: § 48 WEG – Übergangsvorschriften
Quelle 5: Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsverordnung
Quelle 6: § 7 ZertVerwV – gleichgestellte Qualifikationen
Quelle 7: § 8 ZertVerwV – juristische Personen und Personengesellschaften
Quelle 8: DIHK-Rahmenplan zum zertifizierten Verwalter – mit Erläuterung des betroffenen Personenkreises
Quelle 9: IHK Braunschweig: Zertifizierter Wohnimmobilienverwalter – Praxisfragen zu Beschäftigten und Einzelunternehmen
Quelle 10: IHK Düsseldorf: Fragen und Antworten zum zertifizierten Verwalter
Quelle 11: IHK Berlin: Prüfung und Gleichstellung
Quelle 12: AG Wiesbaden, Urteil vom 8. Dezember 2025 – 922 C 3010/24 – erstinstanzliche Entscheidung zur Qualifikation von Beschäftigten